1. 엑셀이란 무엇인가??
개인용 컴퓨터가 보편화되기 전에는 간단한 수식의 계산, 표 작성, 데이터 분석, 또는 그래프의 표현을 위해서 포트란(Fortran)이나 파스칼(Pascal) 등과 괕은 프로그램 언어를 이용해서 프로그램을 작성하는 번거로운 작업을 해야만 했다. 그러나 개인용 컴퓨터가 보편화되면서 스프레드시트(SpreadSheet)가 등장하여 이러한 작업들을 간편하게 처리할 수 있게 되었다.
스프레드시트는 컴퓨터에서 계산, 데이터의 관리 및 검색, 그래프의 작성, 도표 작성 등을 효과적으로 수행할 수 있게 하는 응용 프로그램이다. 처음에 스프레드시트는 대차대조표와 괕은 회계 계산에 주안점을 두고 만들어졌지만 점차로 여러 가지 수식계산 기능, 그래프 기능, 도표작성 기능, 통계분석 기능을 강화하여 발전하였다.
일반적으로 스프레드시트 프로그램을 이용하면 과거 손으로 작업하는 경우에 비해서 여러 가지 장점이 있다.
먼저 첫 번째 수작업에 의존하여 계산기를 사용하는 경우에는 불편하고 시간이 오래 걸리는 작업을 반복해야 하는 일이 많았고, 두 번째 작성된 서류의 보관과 관리 그리고 서로 간의 연결성을 살리는 일이 매우 어려웠다. 그러나 엑셀로 이러한 작업을 하면 엑셀에서 제공하는 다양한 수식을 활용할 수 있고, 자료의 연결과 수정이 쉬우며 반복되는 작업인 경우에는 매크로 기능을 이용할 수 있어서 효율적인 작업이 가능하다. 세 번째 엑셀에서 제공하는 강력한 그래픽 기능과 다양한 통계분석 도구들을 활용하면서 문서의 작성, 데이터의 분석, 데이터의 관리 등을 통합적으로 처리할 수 있다는 장점이 있다.
엑셀에서 제공하고 있는 주요 기능은 다음과 같다.
1) 스프레드시트 프로그램으로서의 기본적인 기능
엑셀은 기본적으로 대차대조표, 성적표, 고객관리, 재고관리 등과 같은 행과 열로 구성된 데이터를 분석하는데 유용하게 활용된다. 특히 사용자가 수식을 정의하여 사용할 수 있고, 엑셀에서 제공하고 있는 많은 함수를 활용하여 효과적으로 분석할 수 있다. 또한, 다양한 서식을 통해 알기 쉽고 보기 좋은 보고서를 작성할 수 있다.
2) 데이터의 통계분석 기능
엑셀에서 제공하는 다양한 통계분석 도구는 데이터의 분석에 쉽게 활용할 수 있다. 또한 연립방정식의 풀이 및 최적화 문제 해결 기능 등을 활용하여 실제 업무상의 여러 분제들을 효과적으로 해결할 수 있다.
3) 그래프 표현 기능
엑셀을 이용하면 얻어진 데이터에 대해서 원그래프, 막대그래프, 꺾은선그래프 등 다양한 그래프를 손쉽게 작성할 수 있다. 데이터를 분석할 때 단순하게 데이터의 분석 결과만을 제시하지 않고 분석 결과와 더불어 알맞은 그래프를 함께 보여준다면 훨씬 효과적일 것이다.
4) 데이터베이스 관리도구로서의 기능
엑셀을 활용하면 얻어진 데이터에 대해 레코드의 관리, 탐색, 정렬, 자동필터, 보고서 작성 등의 작업을 할 수 있다. 또한 자동필터 기능을 활용하여 복수의 레드나 필드를 중심으로 여러 조건을 만족하는 데이터를 정렬할 수 있고, 피벗테이블 기능을 활용하여 손쉽게 범주형 데이터를 정리, 요약할 수 있다.
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